Méthode • Conformité • Tranquillité d’esprit
Comment choisir son prestataire de paie
Sélectionner un partenaire paie exige de la méthode et une vigilance juridique. Voici les critères essentiels, les points de vigilance (URSSAF, RGPD, multi‑CCN) et une checklist opérationnelle pour comparer en toute sérénité.
Les critères essentiels de sélection
Pondérez chaque critère selon votre contexte (effectif, multi‑établissements, conventions collectives, SIRH/compta).
Conformité multi‑CCN
Capacité à gérer vos conventions collectives (BTP, notariat, HCR, santé, transport, SYNTEC…), veille juridique continue, contrôles automatiques (plafonds, taux, assiettes), procédures d’audit interne.
Sécurité & RGPD
PSSI, chiffrement au repos/en transit, accès par rôles, journalisation, hébergement UE, plan de continuité et sauvegardes.
Expertise sectorielle
Références et cas d’usage dans vos secteurs, paramétrages spécifiques (intempéries BTP, sceau notarial, pointage HCR, astreintes santé, télépéage transport, forfait‑jours SYNTEC).
SLA & support
Délais de réponse/traitement contractuels, canaux de support, juriste senior dédié, continuité de service.
Pilotage & reporting
Tableaux de bord (masse salariale, absentéisme, turn‑over), exports comptables, indicateurs RSE.
Coûts & réversibilité
Forfaits TTC sans frais cachés, périmètre inclus, options, plan de sortie (restitution des données, documentation).
Points de vigilance à ne pas négliger
- URSSAF : qui porte la veille des exonérations, plafonds, bases et contrôles avant DSN ?
- Multi‑CCN : gestion des primes/majorations, paniers, astreintes, forfait‑jours, temps partiel, heures complémentaires.
- Qualité des données : reprise des historiques, cumuls N/N‑1, anomalies DSN, double paie de validation.
- Sécurité : habilitations par rôles, chiffrement, journalisation, sauvegardes, PRA/PCA.
- Continuité : dépendance personne‑clé vs équipe dédiée, délais de remplacement, documentation.
- Contrat : SLA/pénalités, réversibilité, propriété des données, clauses de confidentialité.
Checklist d’évaluation (à copier/coller)
| Critère | Éléments à vérifier | Score (1–5) |
|---|---|---|
| Conformité | Veille CCN, contrôles automatiques, audits internes | □ □ □ □ □ |
| Sécurité | RGPD, chiffrement, rôles, logs, PRA/PCA | □ □ □ □ □ |
| Expertise secteur | Références BTP / notariat / HCR / santé / transport / SYNTEC | □ □ □ □ □ |
| SLA & support | Délais contractuels, juriste dédié, continuité | □ □ □ □ □ |
| Pilotage | Dashboards sociaux, exports comptables, indicateurs RSE | □ □ □ □ □ |
| Coûts | Forfaits TTC, options, frais cachés, ROI | □ □ □ □ □ |
| Réversibilité | Plan de sortie, restitution des données, documentation | □ □ □ □ □ |
Processus recommandé (6 étapes)
1. Cadrer le besoin
Effectif, établissements, conventions, calendrier de paie, exports comptables, contraintes DSN.
2. Définir les critères & la pondération
Prioriser conformité/sécurité puis pilotage, SLA et coûts. Adapter selon votre contexte.
3. Organiser RFI/RFP
Matrice d’exigences, démonstrations scénarisées par cas d’usage, preuves (bulletins anonymisés, exports).
4. Faire une double paie test
Comparer net imposable, bases, cotisations, DSN. Corriger les écarts avant go‑live.
5. Qualifier la sécurité
PSSI, chiffrement, contrôle d’accès, journalisation, hébergement UE, sauvegardes.
6. Négocier le contrat
SLA/pénalités, réversibilité, plan de progrès, transfert de compétences.
Cas d’usage par secteur
Exemples concrets de particularités à valider chez votre futur prestataire.
Témoignages & preuves sociales
Astuce : limitez les portraits aux encarts (jamais en hero) pour préserver la sérénité visuelle.
Touches éditoriales — N&B années 90
Questions fréquentes
Pourquoi la double paie est‑elle recommandée ?
Elle permet de comparer les bulletins, bases, cotisations et DSN entre l’ancien et le nouveau dispositif, pour corriger les écarts avant la mise en production.
Quelles clauses contractuelles surveiller ?
SLA (délais), pénalités, réversibilité, confidentialité, propriété des données, sécurité (chiffrement, accès, logs) et plan de continuité.
Comment évaluer l’expertise sectorielle ?
Demandez des cas d’usage de vos conventions (BTP, notariat, HCR, santé, transport, SYNTEC) et des preuves : bulletins anonymisés, exports, paramétrages.